Çalışan işe zamanında gelmiş olabilir ama telefonundan giriş yapmayı unutabilir. Bazen de çıkışta NFC etiketini okutmaz veya bağlantı sorunu yaşar. Sonuçta PDKS ekranında eksik ya da tutarsız bir kayıt görünür.

Eksik giriş çıkış kaydı, mutlaka devamsızlık veya suistimal anlamına gelmez. Sağlıklı yaklaşım önce durumu incelemek, sonra doğrulanmış bilgileri gerekçeli bir süreçle düzeltmektir.

Personel giriş veya çıkış yapmayı neden unutur?

Günlük iş temposu, vardiya değişikliği, telefonun şarjının bitmesi, uygulama erişimi veya etiket arızası gibi çok farklı nedenler olabilir.

Çalışanın gün içinde fiziksel olarak iş yerinde bulunması da, sistemdeki tek eksik okutmayı otomatik tamamlamak için yeterli ayrıntıyı vermeyebilir. Bu yüzden olayın zamanı ve kanıtı birlikte değerlendirilmelidir.

Eksik mesai kaydı tespit edildiğinde 6 adım

1. Kaydı eksik olarak işaretleyin

Giriş varsa ama çıkış yoksa, bunu sessizce tam gün çalışılmış kabul etmeyin. Benzer şekilde tek başına çıkış saati de çalışma başlangıcını kesin göstermez.

2. Planlanan vardiyayı kontrol edin

Çalışanın hangi şubede, hangi vardiyada görevli olduğu ve o gün izinli olup olmadığı kontrol edilmelidir. Vardiya bilgisi referans sağlar; ancak fiili saati otomatik kanıtlamaz.

3. Çalışanın açıklamasını alın

Çalışan giriş veya çıkışın neden eksik olduğunu açıklayabilmelidir. Gerekiyorsa iş yerindeki diğer operasyonel kayıtlar ve ilgili yönetici bilgisiyle karşılaştırma yapılabilir.

4. Yetkili onay süreci uygulayın

Her çalışanın kendi mesai kayıtlarını sınırsız değiştirebilmesi denetimi zorlaştırır. İşletme hangi düzeltmeleri kimin inceleyip onaylayacağını belirlemelidir.

5. Gerekçeyi ve önceki bilgiyi koruyun

İyi bir denetim sürecinde düzeltme gerekçesi, işlemi yapan kişi, tarih ve eski-yeni kayıt bilgisi izlenebilir olmalıdır. Bunlar, kullanılacak yazılım için değerlendirme kriterleridir; her üründe mevcut olduğu varsayılmamalıdır.

6. Puantajı yeniden değerlendirin

Düzeltme yapıldıktan sonra günlük net çalışma, izin ve fazla mesai hesaplarına olası etkileri kontrol edin. Aylık bordro hazırlığına yanlış süre aktarılmaması için bu adım önemlidir.

Eksik çıkış neden doğrudan vardiya bitişiyle tamamlanmamalı?

Örneğin 09.00–18.00 vardiyasında çalışan biri çıkış okutmayı unutmuşsa 18.00'i otomatik fiili çıkış kabul etmek kolay görünebilir. Fakat çalışan erken ayrılmış, geç çıkmış veya gün içinde farklı görev yapmış olabilir.

Vardiya planı ile gerçekleşen çalışma kaydı farklı veri türleridir. Gerçek durum doğrulanmadan aynı kabul edilmemelidir.

Gece vardiyasında eksik giriş çıkış

22.00–06.00 gibi gece yarısını aşan vardiyalarda iki takvim günü söz konusudur. Sistem ve inceleme süreci tarih değişimini doğru ele almalıdır.

Örneğin 22.00 giriş kaydı olup ertesi gün çıkış kaydı eksikse gün sonu 00.00'ı otomatik çıkış saymak hatalı süre üretir. Gece vardiyası kayıtlarında olay tarihi kadar saat dilimi ve gerçek işlem zamanı da önemlidir.

NFC sisteminde giriş işlemi başarısız olursa?

Çalışan telefonunu etikete yaklaştırdığında uygulama hata verebilir. Böyle durumlarda öncelikle:

Telefonun NFC özelliğinin ve uygulama oturumunun çalıştığını kontrol edin.
Etiketin fiziksel olarak sağlam ve yetkili olduğunu doğrulayın.
Ağ veya sunucu bağlantısı sorunu olup olmadığını inceleyin.
İşletmenin belirlediği alternatif kayıt prosedürünü uygulayın.
Daha sonra oluşturulan düzeltmede sebebi görünür kılın.

Teknik hata sırasında aynı girişe defalarca basılması da yinelenen kayıt riskini artırabilir.

Eksik kayıtlar için yazılı iş yeri politikası oluşturun

Tutarlı bir politika şunları açıklamalıdır:

Çalışan eksik kaydı kime ve ne zaman bildirecek?
Açıklama hangi kanaldan alınacak?
Hangi yönetici düzeltmeyi kontrol edecek?
Gerekçe ve dayanaklar nasıl saklanacak?
Hata yinelenirse eğitim veya teknik bakım nasıl yapılacak?
Çalışan kayıtlarla ilgili itirazını nasıl iletecek?

Bu kurallar çalışanlara önceden duyurulmalıdır. Kişisel verilerin işlenmesinde KVKK yükümlülükleri de gözetilmelidir.

HR Skript ile kayıtların incelenmesi

HR Skript'in yayımlanmış NFC giriş çıkış ve puantaj yönetimi sayfaları mobil NFC kayıtlarını, giriş yönteminin görünürlüğünü ve çalışma sürelerinin raporlanmasını açıklar. Bu özellikler eksik ve tutarsız kayıtların fark edilmesine yardımcı olabilir.

Özel bir düzeltme onayı veya değişiklik geçmişi iş akışı gerekiyorsa ilgili özelliğin güncel ürün ortamında ayrıca doğrulanması gerekir.

Sıkça sorulan sorular

Çalışan çıkış yapmayı unuttuysa sistem tam gün çalışmış sayabilir mi?

Planlanan vardiya tek başına fiili çalışma süresini kesin göstermez. Kayıt araştırılmalı ve uygun prosedürle sonuçlandırılmalıdır.

Eksik kayıt devamsızlık mıdır?

Her zaman değil. Kayıt eksikliği, teknik sorun veya unutulan okutma da olabilir.

Kayıt düzeltmelerini kim yapmalı?

Yetki, şirketin yazılı politikası ve kullanılan sistemin izinleriyle belirlenmelidir. Değişikliklerin gerekçeli ve denetlenebilir olması iyi uygulamadır.

Eksik çıkış fazla mesaiyi etkiler mi?

Evet, çalışma süresi doğru belirlenmemişse fazla çalışma değerlendirmesi de hatalı olabilir.

NFC okutmayan çalışan için alternatif yöntem olabilir mi?

İşletmenin ve yazılımın politikalarına göre alternatif kayıt yolu bulunabilir. Bu yöntemin nasıl kontrol edildiği ayrıca değerlendirilmelidir.

Sonuç

Eksik mesai kaydı, otomatik varsayımla değil, araştırma ve belgelenmiş düzeltmeyle yönetilmelidir. Doğru kayıtlar puantaj ve çalışan güveni için önemlidir.

HR Skript'in puantaj özelliklerini inceleyin ve ücretsiz deneyin.

Eksik Personel Giriş Çıkış Kaydı Nasıl Düzeltilir?