PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına alan, bu kayıtlardan geç kalma, erken çıkma, devamsızlık ve fazla mesai bilgisini üreten sistemlerin genel adıdır.

Bu rehberde PDKS'nin nasıl çalıştığını, hangi yöntemlerin kullanıldığını ve bir PDKS seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

PDKS ne işe yarar?

Bir PDKS'nin temel görevi çalışma süresini güvenilir biçimde ölçmektir. Bu kayıtlar şunlar için kullanılır:

Günlük ve aylık puantaj cetvelinin hazırlanması
Geç kalma, erken çıkma ve devamsızlığın takibi
Fazla mesai saatlerinin hesaplanması
Vardiya planına uyumun kontrolü
Bordro hazırlığı için çalışma verilerinin aktarılması

PDKS nasıl çalışır?

Çalışan işe geldiğinde ve çıktığında bir "okutma" yapar: kart, parmak izi, telefon ya da başka bir yöntemle. Sistem bu anı zaman damgasıyla kaydeder. Kayıtlar çalışanın vardiya planı ve izinleriyle karşılaştırılır; böylece her gün için çalışılan süre, eksik süre ve fazla çalışma ortaya çıkar.

PDKS yöntemleri

Kartlı PDKS

Çalışan, kendisine verilen kartı girişteki okuyucuya okutur. Yaygın ve hızlı bir yöntemdir; ancak kartın başkasına verilmesi ya da kaybolması gibi riskler taşır ve okuyucu cihaz kurulumu gerektirir.

Biyometrik PDKS

Parmak izi, yüz ya da avuç içi tanıma ile çalışır. Kimliği doğrulama gücü yüksektir; ancak biyometrik veriler 6698 sayılı KVKK'da özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlanmıştır. Bu verilerin işlenmesi daha sıkı şartlara bağlıdır; biyometrik PDKS kullanmadan önce hukuki dayanağınızı ve alternatif yöntemleri mutlaka değerlendirin.

NFC ile mobil PDKS

İşyerine bir NFC etiketi yerleştirilir; çalışan giriş ve çıkışta telefonunu bu etikete yaklaştırarak kaydını oluşturur. Ayrı bir okuyucu cihaz gerektirmez, kurulumu hızlıdır ve biyometrik veri işlemez. Telefonun NFC özelliğinin açık olması yeterlidir.

Konum tabanlı mobil PDKS

Çalışan giriş çıkışını mobil uygulamadan yapar, uygulama kaydın işyeri konumunda yapıldığını doğrular. Sahada, şantiyede ya da birden fazla lokasyonda çalışan ekipler için uygundur.

PDKS ve puantaj ilişkisi

PDKS ham veriyi, yani giriş çıkış saatlerini üretir. Puantaj ise bu verinin vardiya, izin, resmi tatil ve hafta tatili bilgileriyle birleştirilerek her çalışan için günlük ve aylık çalışma özetine dönüştürülmesidir. İş Kanunu'na göre haftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışma sayılır ve her saat için ücret yüzde elli yükseltilerek ödenir; bu hesabın doğru yapılabilmesi güvenilir PDKS kayıtlarına bağlıdır.

PDKS ile puantajın ayrı sistemlerde tutulması, ay sonunda verilerin elle birleştirilmesi anlamına gelir. Bu nedenle giriş çıkış kayıtlarının doğrudan puantaja aktarıldığı bir yapı tercih edilmelidir. Bkz. PDKS ve puantaj yönetimi ve fazla mesai yönetimi.

PDKS zorunlu mu?

Genel olarak her işletme için belirli bir PDKS cihazı kullanma zorunluluğu bulunmaz. Ancak çalışma sürelerinin ve fazla çalışmanın kayıt altına alınması, olası uyuşmazlıklarda işverenin elini güçlendirir ve ücretlerin doğru hesaplanmasını sağlar. İşletmenize özel yükümlülükler için bir iş hukuku uzmanına danışmanızı öneririz.

PDKS seçerken nelere dikkat edilmeli?

Kurulum ve donanım ihtiyacı: Cihaz mı gerekiyor, telefon yeterli mi?
KVKK uyumu: Hangi kişisel veriler işleniyor, biyometrik veri gerekli mi?
Puantaj ve fazla mesai entegrasyonu: Kayıtlar otomatik hesaplamaya aktarılıyor mu?
Vardiya desteği: Farklı vardiya ve lokasyonlar tanımlanabiliyor mu?
Raporlama: Geç kalma, devamsızlık ve fazla mesai raporları hazır mı?
Kayıt güvenliği: Kayıtlarda yapılan değişiklikler izlenebiliyor mu?

HR Skript ile PDKS

HR Skript'te çalışanlar giriş ve çıkışlarını Android mobil uygulama ile, işyerine yerleştirilen NFC etiketini okutarak yapar; istenirse konum doğrulaması da eklenir. Kayıtlar otomatik olarak puantaja ve fazla mesai hesabına aktarılır, vardiya planları ve izinlerle birlikte raporlanır. Ayrı bir PDKS cihazı satın almanız gerekmez.

İK süreçlerinizi bütünüyle ele almak isterseniz İK sistemi nasıl kurulur rehberimize göz atın ya da HR Skript'i 14 gün ücretsiz deneyin.

PDKS Nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi Rehberi