Çalışan sayısı 10'u, 20'yi geçtiğinde "İK işlerini sonra düzenleriz" yaklaşımı hızla sorun üretmeye başlar: izin bakiyeleri karışır, mesai kayıtları tutmaz, özlük dosyalarında eksikler birikir. İyi haber şu ki sağlam bir İK sistemi kurmak için büyük bir İK departmanına gerek yok.

Aşağıdaki 7 adım, KOBİ'lerin İK altyapısını sıfırdan ya da dağınık bir yapıdan düzenli bir sisteme taşıması için pratik bir yol haritası sunar.

1. Organizasyon yapısını ve görev tanımlarını netleştirin

Önce kimin kime bağlı olduğunu, hangi departmanların ve pozisyonların bulunduğunu yazıya dökün. Onay akışları, yetkiler ve raporlar bu yapının üzerine kurulacağı için bu adım atlanmamalıdır. Her pozisyon için kısa bir görev tanımı hazırlamak işe alım ve performans süreçlerini de kolaylaştırır. Bkz. departman ve pozisyon yönetimi.

2. Özlük dosyalarını eksiksiz hale getirin

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Özlük dosyasında genellikle şunlar bulunur:

İş sözleşmesi ve varsa ekleri
Kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri
SGK işe giriş bildirgesi
Diploma, sertifika ve mesleki belgeler
İşe giriş sağlık raporu ve iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri
KVKK aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza belgeleri

Hangi belgelerin zorunlu olduğu işin niteliğine göre değişebilir; emin olmadığınız durumlarda bir iş hukuku uzmanına danışın. Belgeleri dijital ortamda, erişimi yetkiyle sınırlı biçimde saklamak hem düzen hem KVKK açısından önemlidir. Bkz. doküman yönetimi.

3. İzin politikasını yazılı hale getirin

Yıllık ücretli izin süreleri 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesinde belirlenmiştir. Kanuna göre yıllık izin süresi:

Hizmet süresi 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) olanlar için 14 günden
5 yıldan fazla, 15 yıldan az olanlar için 20 günden
15 yıl (dahil) ve daha fazla olanlar için 26 günden

az olamaz. 18 yaş ve altındaki işçiler ile 50 yaş ve üstündeki işçilere verilecek yıllık izin ise 20 günden az olamaz. Bu sürelerin yanında mazeret izinleri, ücretsiz izin ve izin talep süreci gibi şirket kurallarınızı da yazılı hale getirin. Bir İK sistemi bakiyeleri bu kurallara göre otomatik hesaplar. Bkz. izin yönetimi.

4. Çalışma süresi, vardiya ve fazla mesai kurallarını belirleyin

İş Kanunu'na göre haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir. Bunu aşan çalışmalar fazla çalışma sayılır ve her bir saat için ücret yüzde elli yükseltilerek ödenir. Fazla çalışma için işçinin onayı alınmalı ve yıllık toplam fazla çalışma 270 saati geçmemelidir.

Vardiyalı çalışıyorsanız vardiya planlarını, mola sürelerini ve hafta tatillerini önceden tanımlayın. Böylece fazla mesai, ay sonunda tahminle değil kayıtla hesaplanır. Bkz. vardiya yönetimi ve fazla mesai yönetimi.

5. Giriş çıkışları PDKS ile kayıt altına alın

Çalışma sürelerinin güvenilir biçimde hesaplanabilmesi için giriş ve çıkışların kayıt altına alınması gerekir. PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) kartlı, biyometrik ya da mobil yöntemlerle bu kayıtları tutar. Önemli olan, kayıtların puantaja ve fazla mesai hesabına otomatik aktarılmasıdır. Ayrıntılar için PDKS nedir rehberimize ve PDKS ve puantaj yönetimi sayfamıza göz atabilirsiniz.

6. Onay akışlarını ve yetkileri tanımlayın

İzin, avans ve masraf talepleri kime gidecek, kim onaylayacak? Yöneticiler hangi çalışanların verilerini görebilecek? Bu kuralları baştan tanımlamak hem süreçleri hızlandırır hem de kişisel verilere gereksiz erişimi önler. Çalışanların kendi taleplerini iletebildiği bir self servis portalı, İK'nın üzerindeki yükü ciddi ölçüde azaltır. Bkz. rol ve yetki yönetimi ve çalışan self servis portalı.

7. KVKK uyumunu ve raporlamayı sürece dahil edin

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında çalışanlara aydınlatma metni sunulmalı, veriler yalnızca gerekli kişilerce erişilebilir olmalı ve saklama süreleri belirlenmelidir. Bunun yanında devamsızlık, izin kullanımı ve personel maliyeti gibi raporları düzenli olarak inceleyerek süreçlerinizi iyileştirin. Bkz. güvenlik, uyum ve raporlama.

Hangi adımları dijitalleştirmelisiniz?

Yukarıdaki adımların neredeyse tamamı bir İK yazılımıyla dijital olarak yürütülebilir. Önceliği en çok zaman kaybettiren ve en çok hata üreten süreçlere verin: genellikle bunlar izin takibi, giriş çıkış ve puantaj ile fazla mesai hesabıdır. İK yazılımı seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini İK yönetim sistemi nedir rehberimizde anlattık.

HR Skript ile bu adımları tek platformda kurabilirsiniz; kredi kartı gerekmeden 14 gün ücretsiz deneyin.

İK Sistemi Nasıl Kurulur? KOBİ'ler İçin 7 Adımlı Rehber